Você talvez não tenha ouvido falar do Trello, principalmente se não é da área de administração ou gestão em geral, mas ele pode ser uma ferramenta essencial para gerir e organizar projetos e  processos dentro do seu escritório. O Trello tem foco em gerenciar projetos, principalmente em grupos de trabalho a distância, e hoje já são mais de 10 milhões de usuários.

Há cerca de quatro anos, com a crescente demanda de projetos da LP arquitetos (empresa irmã da LP treinamentos e desenho) estávamos em busca de uma ferramenta para organizar as demandas no escritório. Nossa principal dificuldade era catalogar, anotar as atividades, passar elas para a equipe, e rastrear o andamento delas até o fim. No começo utilizamos planilhas, pastas e documentos de word, mas ainda assim não tínhamos um local de informações centralizadas, estávamos dependendo muito do fator humano, e o risco de uma demanda ser esquecida era constante. Chegamos a pensar em um mural físico, muito utilizado em escritórios e empresas, mas mesmo assim, a atualização precisava ser física, e com a agitada rotina  ele poderia acabar desatualizado ou perder espaço para recados do dia a dia. No meio dessa procura chegamos ao Trello.

O Trello possui uma interface fácil, tanto para edição como para manuseio, permitindo várias possibilidades de uso. Além disso tem um plano free bem bom. O princípio fundamental dele é separar por tarefas que deverão ser feitas, já feitas e quem vai fazer na equipe. Tudo isso através de um sistema de listas e cartas.

Tentei achar um vídeo em português, mas é incrível como brasileiro fala, todos tem mais de 15 minutos, e 20% do tempo é o dono do canal falando, enfim esse em inglês tem só 4, resumido, eficiente.

https://www.youtube.com/watch?v=xky48zyL9iA

Com as possibilidade de edição do Trello, adaptamos ele à nossa rotina de trabalho, separando inicialmente quadros, que são as áreas de projeto. Dentro do quadro adaptamos as listas, para cada uma ser uma das etapas do serviço(projeto). E por fim as cartas(projeto) flutuam entre as listas, mas sem sair do quadro.

O primeiro exemplo acima é o nosso quadro de edifício em altura, projetos de prédios da empresa LP arquitetos. Dividimos ele em etapas fundamentais para o andamento do projeto, partindo do estudos preliminares, passando para aprovação na prefeitura, compatibilização de projetos, projeto executivo, acompanhamento de obra e por fim, finalizado.  Esses itens são editáveis, e os adaptamos conforme o tipo de projeto a ser desenvolvido. Na terceira imagem temos o exemplo de projeto de personalização de apartamentos, onde as etapas na lista mudam, de acordo com as suas especificidades.

As cartas, que são os projetos, possuem “no verso” mais espaço e ferramentas, para melhor controlar o andamento do processo. Na parte superior,  o verso das cartas tem espaço para descrição do projeto, opções de linkar outros aplicativos (versão paga), colocar ou remover membros e ainda personalizar a aparência com uma foto de capa. Mais adiante temos uma opção de checklist, perfeito para determinar o andamento de uma parte do processo, como aprovação de projeto na prefeitura.  Mais abaixo, o Trello deixa espaço para  que as pessoa(usuários) escrevam na carta, em tópicos, colocando o andamento do processo ou etapas para serem corrigidas ou feitas.

Existem várias outras opções de gerenciadores, mas a maioria é paga, e confesso que não testei. Quando surgiram os sistemas como runrunit ou dapulse, já havíamos nos entendido com o Trello. Se você ainda não usa um desses aplicativos, por favor, pesquise e veja se não vale a pena mudar o sistema como controla seus projetos.